No conozco a nadie que no quiera aprovechar al máximo su tiempo, tanto en el trabajo como en sus ratos libres. Sacar adelante las tareas profesionales, las reuniones y los compromisos se convierten en un examen diario a nuestra productividad. Cómo dedicar tiempo a los hijos y los hobbies es otro de los caballos de batalla. Seguro que alguna vez has tirado de expresiones como «me faltan horas al día para todo lo que tengo que hacer» o «tengo que sacar tiempo para organizarme mejor». ¿Hay algo más contradictorio que esto último?
Aunque casi todo el mundo aspira a organizar mejor su tiempo, muy pocos ponen empeño real en hacerlo. Hay mucha literatura sobre la gestión del tiempo, pero hay demasiados conceptos erróneos al respecto que se reflejan en los consejos más comunes para optimizar nuestra agenda diaria. Gente como Jordan Cohe, un experto en productividad y autor de «Make time for the work that matters» (saca tiempo para el trabajo que importa), comienzan por la propia semántica del lenguaje y, en su caso, cuestiona la idoneidad del término «gestión del tiempo». Para él todo se reduce a un tema de productividad, tanto laboral como de ocio: «Tenemos que dejar de etiquetarlo como «gestión del tiempo«. No se trata del tiempo per se, sino de lo productivo que uno puede ser «. Cohe establece un paralelismo con el tema de las dietas y la salud: «Hay dietas que anuncian que podrás comer todo lo que quieras y que serán efectivas, pero no necesariamente estarás más sano«. Es el equivalente a decir que puedes prestar mucha atención a cómo consumes tu tiempo o administras tus tareas pero no necesariamente te conviertes en alguien más productivo. No puedo estar más de acuerdo.
Teresa Amabile, profesora de Edsel Bryant Ford en Administración de Empresas de la Escuela de Negocios de Harvard y coautora del «Principio del Progreso», ha documentado miles de horas de trabajo para medir la productividad. Finalmente ha extraído dos grandes conclusiones: a) los responsables empresariales tienden a sobrecargar la agenda de trabajo de los empleados, y b) la mayoría de los profesionales tienen más control sobre su carga de trabajo de lo que quieren admitir. Creo que no hay que ser doctor por Harvard para llegar a esas dos conclusiones. Efectivamente solemos conocer muy bien cuánto es lo máximo que podemos producir cuando controlamos un determinado trabajo y, también, que la carga de trabajo que recibimos no suele ser administrada en base a ese conocimiento sino a otras necesidades empresariales -generalmente relacionadas con los costes- que tienden a sobrecargarla. Añadiría que además en nuestro tiempo libre queremos hacer más cosas de las que podemos realmente abarcar.
A veces comenzar por una administración más óptima de nuestro tiempo no requiere cambios radicales en nuestros hábitos. Nuestro depósito diario de fuerza de voluntad es limitado y decrece a medida que avanza la jornada. Lo idóneo es tirar de él para encarar las tareas complejas al arrancar el día, pero solemos ser cómodos porque comenzamos cumpliendo con las tareas más sencillas y dejamos las complicadas o menos atractivas para última hora. Es un mal hábito que siempre desemboca en un cruce de caminos con tres direcciones, a cual peor: a) alargando la jornada laboral -lastrando nuestra productividad y restándole minutos al ámbito privado-, b) ejecutando las tareas de manera chapucera o sin prestarles la conveniente atención, c) procrastinando. Si nos fiamos del Principio de Pareto –el 80% de nuestro tiempo y recursos lo consume un 20% de las tareas- lo inteligente sería encarar las más complejas cuando estamos más frescos y dejar para el final las que necesitan menos de nuestro tiempo y recursos. A la agenda sobresaturada también podemos añadir el uso inadecuado de la tecnología. No podemos obviar que hemos entregado nuestra vida a la multitarea digital. Cada vez nuestra atención y capacidad de concentración es más dispersa. Se pasan muchas horas frente al ordenador saltando de informe a informe mientras hablamos por Skype, contestamos al correo, comentamos en Twitter, mensajeamos por Whatsapp y miramos Facebook. Internet y las redes sociales alientan la multitarea y fomentan muy poco la concentración. Por supuesto no se trata de estigmatizar su uso sino de gestionar con rigor la nueva realidad comunicativa que nos envuelve para no mermar nuestra productividad. Esto que huele a sentido común -restringir la interacción en redes sociales solo a una determinada ventana temporal del día- se convierte en un muro infranqueable para muchos.